一、选 址：
    会议的场所安排在京郊的度假村、酒店里，远离市区的喧闹，清新的空气，满目的叠嶂，会使参会的每一个人都有一份好的心情，有助于会议的高效进行，取得圆满成功。
二、房间安排
    房间一般适宜选择双人标准间，带独立卫生间，参会人员两人一间房时，尽量将互相熟悉、不吸烟者安排于一起，尊贵的客人及高级领导，一般要安排在套间或一个人一间房，如有需要，房间内应布置鲜花、水果。
三、会 议 室：
    根据会议规模、形式、参会人员层次选择会议室。
    1、10—30人左右，谈判或会议内容为讨论形式的宜用圆桌式；
    2、30人以上，汇报、总结、发布会宜用课堂式会议室；
    3、培训、茶话会等，宜用5—8人方桌、圆桌或U型桌，形式较为活泼；
四、会议室设备：
    根据会议需要提前准备白板、纸笔、投影仪、幕布、条幅、鲜花等；
五、茶歇：
    在会议休息期间，准备咖啡、茶水、点心、水果等；
六、餐饮：
    根据经费及客人口味确定菜单，有忌口的客人要单独安排，菜单最好为当地特色餐；
七、景点：
    会议结束后，适当安排到附近景区游览，劳逸结合，会使枯燥的会议充满生气，给参会者留下好的印象；
八、娱乐：
    在当天的会议结束后，安排一些酒店内的娱乐活动，可调剂一下紧张的精神；
九、会议服务：
    专业的会务人员自始至终为客人提供服务，并在娱乐时可组织保龄球比赛、游泳比赛等趣味活动，在游览途中提供导游服务；
十、其他：
    会前请柬发放，会后资料整理，集体留影等。